Senior Subgrants & Finance Officer

Job Description

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Tâches et Responsabilités :

• Assister les sous récipiendaires dans la préparation et la révision des propositions budgétaires.
• Faire le suivi et l'analyse du budget des partenaires en collaboration avec le programme.
• Veiller à ce que les dépenses des sous récipiendaires respectent les clauses de l'accord definancement ;
• Veiller au respect des règles et procédures d'IRC et du bailleur ;
• Veiller à l'exactitude des informations comptables et financières transmises par les sous récipiendaires ;
• Faire la réconciliation entre le rapport financier et le rapport d'activité ;
• Participer à des visites de terrain avec l’équipe programme ;
• Surveiller le solde bancaire pour s’assurer de la suffisance des fonds pour approvisionner le partenaire ;
• Procéder à des contrôles inopinés (Spot check) ;
• Veiller au respect du délai de transmission des rapports financiers ;
• Préparer les demandes d'avances et veiller aux décaissements des fonds des sous récipiendaires ;
• Surveiller les niveaux de trésorerie afin d'assurer la continuité des activités ;
• S'assurer que les dépenses validées sont postées dans le System INTEGRA;
• Vérifier les documents et faire la saisie des avances du staff programme dans Integra Traiter les PO (Purchase Order) du programme Charity Water
• Être le point focal pour le suivi de toutes les avances prises par l’équipe programme afin de s’assurer qu'elles sont liquidées dans les délais.
• Suivre le BvA du projet et alerter le chef de projet de tout ce qui nécessite son attention.
• Assister aux réunions BvA et être le point focal pour les points d'action finance du projet.
• Assurer la liaison avec la Sr. Finance Manager-Accounting pour s’assurer que toutes les erreurs de codage dans les BvA sont corrigées en temps.
• Être responsable de passer toutes les écritures comptables dans integra pour le paiement et la liquidation des avances du programme et des partenaires.
• Soutenir, en collaboration avec le personnel programme, la préparation des plans de dépenses trimestrielles des sous récipiendaires ;
• Procéder à l'évaluation des soumissionnaires aux projets,
• Aider à la préparation des accords de sous-subvention et à leurs éventuelles modifications v/ (Avenants),
• Orienter les sous récipiendaires aux procédures administratives, comptables et logistiques d'IRC et du bailleur ;
• Faire le suivi et la mise à jour des informations relatives aux sous récipiendaires (tracking) ;
• Évaluer les besoins du personnel et établir un plan de renforcement de capacités des sous récipiendaires en collaboration avec le Manager partenariat ;
• Procéder au contrôle des achats de carburant, équipement et suivre leur utilisation ;
• Tenir immédiatement informer le Senior Manager finance, le Coordonnateur du projet, le DDF de toutes les activités suspectes ou financièrement non conformes d'un personnel, fournisseur ou partenaire ;
• Effectuer des missions de contrôle des documents justificatifs et de renforcement de capacités des partenaires à Man et à Daloa
• Réaliser toutes autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique.

Qualifications :

• Bac+3 / Bac+4 en finances comptabilité ou tout autre diplôme équivalent
• Au moins cinq (03) ans d’expérience professionnelle dans la gestion des sous subventions des sous récipiendaires
• Capable de s'intégrer de manière dynamique au sein de l'équipe de direction des Partenaires
• Capable d’identifier et de communiquer les problèmes potentiels et de proposer des solutions au niveau managérial
• Capable d'opérer efficacement dans un environnement peu structuré, mais complexe et de déterminer les priorités appropriées et de répondre efficacement à de nombreuses nécessités
• Avoir la capacité à opérer indépendamment avec un soutien minimal de Partenaires et de IRC
• Être un communicateur patient pouvant fonctionner dans un environnement organisationnel incluant une grande diversité de culture et de langage
• Être un bon facilitateur pour la résolution des problèmes
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle et une bonne communication orale en anglais, serait un atout
• Être capable de travailler de manière autonome, être proactif, efficace et assidu dans le travail.